Service de location

Van Trotter offre la possibilité de louer des camper vans haut de gamme convertis à l’intérieur de Sprinter Mercedes munis du groupe premium offrant une expérience de conduite des plus agréables. Tous nos véhicules sont conçus et parfaitement équipés pour une utilisation 4 saisons. 

De quoi sont équipés nos véhicules? 

  • Système électrique ultra performant pour partir à l'aventure aussi longtemps que le coeur vous en dit : batterie lithium de 300 ampères avec recharge via les panneaux solaires et l'alternateur du véhicule, en plus d'une prise extérieure dans l'éventualité où le véhicule resterait stationné plusieurs jours sans bouger;
  • Convertisseur de courant pouvant supporter des appareils allant jusqu'à 2000 W;
  • Réservoir d'eau fraîche de 110 L (environ 3 à 5 jours d'autonomie en été et 6 à 8 jours en hiver, tout dépendant de votre utilisation);
  • Réservoir d'eaux grises de 20 L sous l'évier (ou possibilité d'évacuer les eaux grises directement à l'extérieur);
  • Toilette au compost totalement sans odeurs (on vous le jure!);
  • Douche intérieure alimentée par un chauffe-eau instantané au propane avec distributeur de gel douche et shampoing 100% biodégradables;
  • Serviettes de bain et séchoir à cheveux;
  • Cuisinière au propane à 3 ronds avec petit four vous permettant de cuisiner tous vos repas préférés;
  • Réfrigérateur/congélateur amplement spacieux pour une épicerie de plusieurs jours à deux;
  • Équipement de cuisine complet, incluant cafetière, grille-pain et mélangeur pour vos smoothies matinaux;
  • Ventilateur de toit permettant une excellente circulation d'air avec l'extérieur du véhicule grâce aux fenêtres coulissantes situées de chaque côté du lit, en plus d'un ventilateur mural au pied du lit;
  • Chauffage au propane extrêmement performant et permettant une déshumidification de l’habitacle arrière (4 à 7 jours d'autonomie en hiver tout dépendant de la température extérieure);
  • Lit spacieux (plus large qu'un queen) avec literie complète fournie;
  • Armoire penderie pleine hauteur pour y ranger vos vêtements et articles personnels, en plus d'énormément d'espace de rangement supplémentaire à même les banquettes et la section garage du véhicule (incluant un espace prévu pour les skis et planches à neige l'hiver);
  • Lumières encastrées avec gradateur et éclairage led tamisable au plancher pour créer l'ambiance que vous désirez;
  • Porte communicante entre la cabine de conduite et l'habitacle arrière (pour les modèles à deux sièges) ou fenêtre séparatrice (pour les modèles à trois sièges);
  • Moustiquaires avec porte aimantée à l'entrée et à l’arrière du véhicule;
  • Panneaux isolants pour l’ensemble des fenêtres de l’habitacle arrière.


Conditions générales

1. RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

1.1 Prise de possession et retour du véhicule

Notre flotte de véhicules se situe à nos locaux, soit au 44 rue John-A.-Scott, Ste-Hélène-de-Breakeyville, local 105. Pour des raisons de logistique, la prise de possession et le retour du véhicule s’effectue selon un horaire fixe.


Vous pourrez venir prendre possession du véhicule à 14h00 la journée marquant le début de votre réservation. Étant donné qu’un membre de notre équipe se rend sur place pour accueillir chaque locataire, des frais de 25$ par demi-heure de retard vous seront facturés le cas échéant.

Le véhicule doit être retourné propre (voir la section 3.4 pour plus de détails à cet effet) et vidé de l’ensemble de vos effets personnels pour 10h00 la journée marquant la fin de votre réservation. Comme le respect de cette règle est primordial pour permettre à notre équipe de bénéficier du temps nécessaire à la préparation du véhicule en vue du départ suivant, des frais de 25$ par quart d’heure de retard seront appliqués le cas échéant, jusqu’à concurrence de 500$. Par considération pour les prochains locataires, pensez donc à bien planifier votre horaire en fonction du trafic et des intempéries.

Pour toute demande de prise de possession après 14h00 ou de retour avant 10h00, veuillez nous contacter à l’adresse location@vantrotter.ca avant d’effectuer votre réservation. Il nous fera plaisir de vous accommoder dans la mesure du possible. Notez qu’en cas de prise de possession retardée ou de retour anticipé, aucun rabais ne sera octroyé.

1.2 Kilométrage inclus

Vous bénéficiez de 200 km par jour répartis à votre guise pour la durée de votre voyage. Tout dépassement sera facturé au coût de 35 cents du kilomètre.

1.3 Frais de ménage

Des frais de ménage de 80$ sont facturés pour chaque location. Ces frais servent à couvrir l’ensemble des services suivants :


- Le lavage extérieur du véhicule;
- Le nettoyage de la cabine avant, de la douche et de la toilette (incluant le remplacement de son bac à compost), des électroménagers, des divers espaces de rangement, du plancher, ainsi que la désinfection des surfaces et poignées; Le lavage et le remplacement des draps, serviettes et guenilles fournies;
- Le remplissage des réservoirs d’eau fraîche, des distributeurs de savon, gel douche et shampooing, ainsi que des liquides du véhicule (c.-à-d. lave-vitre et urée);
- Le remplissage du réservoir de propane (lorsque requis).

1.4 Frais pour animaux  

Les chiens et les chats (à condition que ces derniers soient dégriffés) sont les bienvenus dans nos camper vans. Nous chargeons toutefois des frais additionnels de 75$ en raison de la charge supplémentaire de ménage que ceux-ci engendrent.

1.5 Durée minimale de location  

En saison haute, soit de la mi-juin à la mi-septembre, la durée minimale de location est de 5 nuitées. Il est toutefois possible de réserver pour un séjour plus court (d’une durée minimale de 2 nuitées) à compter de 45 jours précédant la date de départ en fonction des plages de disponibilités restantes.


En basse saison, soit de la mi-septembre à la mi-juin, la durée minimale de location est de 2 nuitées.

1.6 Conditions requises pour la conduite des véhicules

Pour des raisons d’assurance, toute personne désirant conduire le véhicule lors de la location doit être inscrite au contrat de location et remplir les conditions suivantes:


- Être âgée de 25 ans ou plus;
- Détenir un permis de conduire complet et sans restriction depuis au moins 8 ans consécutifs;
- Posséder une assurance automobile personnelle ou une autre forme d'assurance personnelle (assurance du locataire, assurance maison, etc.);
- Ne pas avoir été impliquée dans plus de 2 accidents avec faute dans les 6 dernières années;
- Ne pas avoir reçu plus de 2 convictions de conduite mineures dans les 3 dernières années;
- N’avoir commis aucune infraction de conduite au code criminel dans les 3 dernières années;
- Ne pas s’être fait résilier son assurance automobile par sa compagnie d'assurance dans les 3 dernières années;
- Pour les locataires aux États-Unis: n’avoir reçu aucune accusation de distraction au volant dans les 3 dernières années.

Pour les clients internationaux, un permis de conduire international sera exigé si le permis original est dans une langue autre que le français ou l’anglais.

2. MODALITÉS DE PAIEMENT ET D’ANNULATION

2.1 Paiement de la réservation

Un dépôt de garantie équivalent à 50% du montant total de la facture est exigé au moment de la réservation. La balance sera automatiquement prélevée sur la même carte de crédit 45 jours précédant votre date de départ.


Advenant un défaut de paiement du deuxième versement, vous recevrez un avis stipulant que vous avez 72 heures pour procéder, à défaut de quoi Van Trotter se réserve le droit d’annuler votre réservation.

Notez que tous les prix (incluant les frais supplémentaires et les pénalités) sont affichés en dollars canadiens et sont taxables selon les pourcentages en vigueur dans la province de Québec.

2.2 Dépôt de sécurité

Un dépôt de sécurité de 2 500$ sera retenu par carte de crédit au moment de la prise de possession du véhicule. Notez que les cartes de crédit prépayées et les cartes de crédit débit ne sont pas acceptées.


Ce dépôt est nécessaire pour couvrir la franchise d’assurance en cas de dommages accidentels au véhicule, le coût des contraventions reçues en cours de voyage, le montant associé au kilométrage excédentaire non inclus, ainsi que les frais supplémentaires liés à une détérioration significative ou le bris du mobilier ou d’équipements intérieurs ou extérieurs, à la perte d’accessoires fournis avec le véhicule et/ou au non-respect d’une ou de plusieurs règles prévues à ce contrat ou précisées dans le Guide du locataire.

Le dépôt de sécurité sera retourné sur votre carte de crédit dans les 24 à 48 heures ouvrables suivant le retour du véhicule (après déduction de tous frais applicables le cas échéant), à moins que celui-ci nécessite des réparations à l’externe ou ait été impliqué dans un accident au cours du voyage. Dans une telle situation, le dépôt sera retenu jusqu’à ce qu’une évaluation des dommages ait été effectuée par un professionnel ou que la demande d’indemnisation soit réglée (dans le cas d’un accident avec une tierce partie).

2.3 Politique d’annulation

Afin de couvrir les frais de gestion et de compenser les pertes de revenus potentielles, les règles suivantes s’appliquent lors de l’annulation d’une réservation :


- Pour toute annulation effectuée plus de 30 jours avant le départ, un montant de 10% de la valeur totale des frais de location (excluant les frais d’assurance et de ménage) sera retenu pour les réservations de 2500$ et plus. Dans le cas des réservations de moins de 2500$, un montant de 250$ est applicable.
- Pour toute annulation effectuée entre 11 et 30 jours avant le départ, un montant de 50% de la valeur totale des frais de location (excluant les frais d’assurance et de ménage) sera retenu.
- Aucun remboursement ne sera octroyé pour toute annulation effectuée à 10 jours ou moins de la date de départ.

Notez que les remboursements par carte de crédit peuvent prendre jusqu’à 15 jours ouvrables selon votre institution financière. Pour les clients internationaux, de légères variations entre les montants facturés initialement et les montants remboursés sont susceptibles de s’appliquer en raison des fluctuations du taux de change. Van Trotter n’est pas tenu d’assumer la différence.

3. PROCÉDURES DE DÉPART ET DE RETOUR DU VÉHICULE

3.1 Préparation au départ

Un guide du locataire vous sera envoyé une fois votre réservation confirmée. Ce dernier contient des explications détaillées concernant les différents systèmes et appareils à bord du véhicule, ainsi que certaines règles à suivre lors de leur utilisation. Nous vous demandons d’en faire une lecture attentive préalablement à votre départ. Cela vous permettra de vous familiariser avec les différentes composantes du camper van, et fera également en sorte de faciliter et d’accélérer le processus au moment de la prise de possession du véhicule.

3.2 Stationnement sur place

Un espace de stationnement est mis à votre disposition pour toute la durée de votre voyage si vous désirez laisser votre voiture à nos locaux lors de la prise de possession du véhicule. Nous vous demandons simplement de nous laisser un ensemble de clés afin que nous puissions déplacer votre voiture au besoin. Notez toutefois que Van Trotter ne peut être tenu responsable de tous vols ou actes de vandalisme commis à l’égard de votre véhicule lorsque celui-ci est stationné en face de nos locaux.


À votre arrivée sur place le jour de votre départ, veuillez utiliser l’un des quatre espaces de stationnement attitrés à notre entreprise, soit ceux se situant en face de notre local à droite du conteneur industriel de recyclage bleu.

3.3 Déroulement de la prise de possession du véhicule

Une période d’explication du fonctionnement des différents équipements à bord est prévue au moment de la prise de possession du véhicule. Une inspection visuelle du véhicule et de l’habitacle intérieur est également effectuée de façon conjointe avec vous afin d’attester de son état au moment de votre départ. Enfin, la présentation du permis de conduire de chaque conducteur inscrit au dossier ainsi que la signature du présent contrat de location sont requises avant de vous remettre les clés du véhicule. Le tout prend habituellement entre 45 et 60 minutes.

3.4 Propreté du véhicule au retour

Le jour de votre retour, nous vous demandons de ramener le véhicule dans un état de propreté raisonnable. Plus précisément, il est attendu que :


-La vaisselle et les équipements de cuisine utilisés soient dûment nettoyés;
- Les poubelles et le bac de recyclage soient vidés;
- Le réservoir d’eaux grises et le réservoir d’urine de la toilette soient vidangés;
- Un ménage sommaire soit effectué, c.-à-d. comptoirs nettoyés, plancher balayé et aucun résidus de nourriture dans l’évier ou le réfrigérateur.

Van Trotter se réserve le droit de charger des frais de nettoyage supplémentaires allant jusqu’à 100$ advenant que l’une ou plusieurs des conditions ci-dessus n’est pas été respectées.

Notez également qu’il est strictement interdit de fumer à l’intérieur de nos véhicules. Des frais de nettoyage supplémentaires de 250$ seront facturés si nous détectons quelque odeur que ce soit à votre retour.  

3.5 Inspection du véhicule au retour

Tout comme à votre arrivée, le véhicule sera inspecté visuellement en votre présence à votre retour. Notez cependant qu’une inspection plus approfondie aura également lieu dans les 24 à 48 heures suivantes, au moment du nettoyage complet du véhicule. Il se peut donc que des dommages ou articles manquants soient constatés et vous soient communiqués même après l’inspection sommaire faite à votre retour. Par mesure de précaution, nous vous recommandons de prendre une vidéo intérieure et extérieure du véhicule au moment de votre départ et à votre retour.

3.6 Objets oubliés                

Bien que nous ferons évidemment notre possible pour vous contacter si nous retrouvons un item vous appartenant dans l’un de nos camper vans, Van Trotter n’est pas responsable des objets oubliés dans ses véhicules de location. Nous vous invitons à communiquer avec nous le plus rapidement possible si vous croyez avoir laissé un effet personnel dans l’un de nos véhicules. Les items retrouvés seront conservés à nos locaux pour une période d’un mois.  

4. ASSURANCES ET ASSISTANCE ROUTIÈRE

4.1 Dommages au véhicule

Toutes détériorations significatives ou tous bris majeurs survenant lors de votre voyage et constatés par un membre de notre équipe à votre retour seront considérés comme étant votre responsabilité. Cela s’applique également à tous dommages causés par vos animaux le cas échéant. Les frais de réparation ou de remplacement d’équipement vous seront facturés selon le rapport d’évaluation (si des services externes sont requis) ou selon le prix courant des pièces et matériaux ainsi que le coût de main-d’œuvre nécessaire pour effectuer les réparations (si ces dernières sont prises en charge à l’interne).

4.2 Couverture d’assurance

Une assurance de base obligatoire au coût de 30$ par jour est facturée avec chaque location afin de couvrir les dommages accidentels au véhicule ainsi que la responsabilité civile en cas d’accident. Celle-ci ne couvre cependant pas les dommages causés aux pneus ou au parebrise. Puisque notre franchise d’assurance est de 2500$, notez que toutes réparations s’élevant en deçà de ce montant vous seront facturées en totalité.


Si vous désirez partir en toute tranquillité d’esprit, vous pouvez également adhérer à la protection pneus pour 10$ de plus par jour, ou encore à la protection pneus & parebrise pour 20$ de plus par jour. En choisissant l’une ou l’autre de ces options, vous n’aurez aucun déductible à payer advenant une réparation ou le remplacement de pneus (dans le premiers cas) et du parebrise (dans le second cas).

4.3 Assistance routière

Afin de fournir à tous nos clients des véhicules aussi fiables que possible, tous nos camper vans ont moins de deux ans d’usage et sont entretenus rigoureusement selon les normes du fabricant. Comme il est toutefois impossible de prévenir à 100% toute défaillance mécanique, une assistance routière est incluse avec chaque location. Celle-ci est valide partout au Canada et aux États-Unis, 24 heures sur 24, 365 jours par année. Elle comprend les services suivants :


- Remorquage jusqu’à 50 km en cas de bris mécanique;
- Survoltage de la batterie lorsqu’elle est déchargée;
- Livraison de carburant jusqu’à 10 L à la suite d’une panne sèche;
- Déverrouillage de portière si les clés sont restées à l’intérieur alors que les portières sont verrouillées;
- Changement de roue en cas de crevaison ou de dégonflement;
-Treuillage lors de l’enlisement du véhicule dans la boue, la neige ou un fossé.

Pour y avoir recours, il vous suffit de composer le 1-844-428-2020 et de leur fournir les informations suivantes :

- Le numéro de police figurant sur les papiers d’assurance, ainsi que l’année, la marque, le modèle et le numéro d’immatriculation du véhicule (voir dans le compartiment de rangement situé juste au-dessus du volant);
- Le numéro de téléphone pour vous joindre ainsi le code régional de l’endroit où vous vous trouvez;
- L’emplacement exact du véhicule et le type de service requis.

Notez que Van Trotter assumera les frais de réparation advenant un bris mécanique, mais n’assumera cependant pas les frais de remorquage non couverts par l’assistance routière. Pour ceux qui prévoient partir loin en région et qui aimeraient avoir une plus grande tranquillité d’esprit, il est possible d’opter pour l’assistance routière rehaussée au coût de 10$ par jour, laquelle offre un remorquage allant jusqu’à 250 km, ou pour l’assistance routière optimisée au coût de 20$ par jour, laquelle offre un remorquage illimité.