- Être âgée de 25 ans ou plus;

- Détenir un permis de conduire valide et sans restriction depuis au moins 5 ans consécutifs;

- Posséder une assurance automobile personnelle avec F.A.Q. 27 ou une assurance pour voitures de location (incluant les véhicules récréatifs) par le biais d’une carte de crédit ou d’une assurance voyage;

- Ne pas avoir commis plus de trois infractions routières mineures dans les 3 dernières années;

- N’avoir commis aucune infraction routière criminelle dans les 3 dernières années.

Il est de votre responsabilité d’informer Van Trotter de tout changement survenu à votre situation depuis le moment de votre réservation en regard à votre dossier de conduite. En cas de déclarations mensongères, la couverture d’assurance automobile pourrait être déclarée nulle par la compagnie d’assurance et vous pourriez vous exposer à des poursuites pénales en cas d’accident ou de dommage majeur au véhicule.

Notez que la franchise d’assurance applicable, peu importe la nature des dommages, est de 2500,00$. Par conséquent, toutes réparations s’élevant en deçà de ce montant, notamment les coûts de réparation ou de remplacement des pneus et/ou du parebrise, vous seront facturées en totalité. Si vous désirez partir avec une plus grande tranquillité d’esprit, vous pouvez adhérer à la couverture d’assurance rehaussée, laquelle offre une protection sans déductible pour tous dommages aux pneus, pour 10,00$ par nuitée, ou encore à la couverture d’assurance optimisée, laquelle offre une protection sans déductible pour tous dommages aux pneus et au parebrise, pour 20,00$ par nuitée. 

- Remorquage jusqu’à 50 km en cas de bris mécanique;

- Survoltage de la batterie lorsqu’elle est déchargée;

- Livraison de carburant jusqu’à 10 L à la suite d’une panne sèche;

- Déverrouillage de portière si les clés ont été oubliées à l’intérieur du véhicule;

- Changement de roue en cas de crevaison ou de dégonflement;

- Treuillage lors de l’enlisement du véhicule dans la boue, la neige ou un fossé.

Notez que Van Trotter n’assumera les frais de remorquage non couverts par l’assistance routière qu’en cas de défaillance mécanique sans cause externe apparente (Voir la section Politique de remboursement en cas d’interruption de voyage pour plus de détails). Pour ceux qui prévoient partir loin en région et qui aimeraient avoir une plus grande tranquillité d’esprit, il est possible d’opter pour l’assistance routière rehaussée au coût de 10$ par jour, laquelle offre un remorquage allant jusqu’à 250 km, ou pour l’assistance routière optimisée au coût de 20$ par jour, laquelle offre un remorquage illimité. 

À votre arrivée sur place le jour de votre départ, veuillez utiliser l’un des 7 espaces de stationnement attitrés à notre entreprise, soit ceux se situant en face de notre local d’un côté ou de l’autre de l’allée centrale de circulation. 

Étant donné qu’un membre de notre équipe se déplace à nos locaux spécifiquement pour s’occuper de chacun des départs de location, Van Trotter se réserve le droit de facturer des frais de 25,00$ par demi-heure de retard le cas échéant.

Pour toute prise de possession planifiée avant 14h00, des frais de 20,00$ par heure de devancement sont applicables. Chaque demande est traitée individuellement en fonction de notre calendrier de réservation, et peut être sujette à confirmation jusqu’à 3 jours avant la date de départ. Pour effectuer une demande à cet effet, veuillez nous laisser une note sur votre formulaire de réservation ou nous contacter directement à l’adresse courriel location@vantrotter.ca suite à votre réservation. Notez qu’en cas de prise de possession retardée, aucun rabais ne sera octroyé.

Un dépôt de sécurité de 2 500$, payable par carte de crédit, est également exigé au moment de la prise de possession du véhicule. Ce dépôt sera retourné sur votre carte de crédit dans les 24 à 48 heures ouvrables suivant votre retour, à moins que le véhicule n’ait été impliqué dans un accident de la route ou ait subi des dommages majeurs au cours de la location. Dans une telle situation, le dépôt sera retenu jusqu’au dénouement de la réclamation d’assurance.

Une fois le contrat signé et le dépôt de sécurité de 2500,00$ prélevé, une période de rappel des éléments importants en lien avec le fonctionnement des différents équipements à bord du campeur est prévue afin de s’assurer de votre compréhension et de votre aisance quant à leur utilisation. Pour terminer, une inspection visuelle de l’extérieur et de l’intérieur du véhicule, avec prise de photos et vidéo, est également effectuée conjointement avec vous afin d’attester de l’état du campeur au moment de votre départ. Le tout prend habituellement une trentaine de minutes. 

Comme le respect de cette règle est primordial pour permettre à notre équipe de bénéficier du temps nécessaire à la préparation du véhicule en vue du départ suivant, Van Trotter se réserve le droit de facturer des frais de 25,00$ par quart d’heure de retard le cas échéant, jusqu’à concurrence de 500,00$. Par considération pour les prochains locataires et pour notre équipe de nettoyage, pensez donc à bien planifier votre horaire en fonction du trafic et des intempéries.

Pour tout retour planifié après 10h00, des frais de 20,00$ par heure de prolongation sont applicables. Chaque demande est traitée individuellement en fonction de notre calendrier de réservation, et peut être sujette à confirmation jusqu’à 3 jours avant la date de retour. Pour effectuer une demande à cet effet, veuillez nous laisser une note sur votre formulaire de réservation ou nous contacter directement à l’adresse courriel location@vantrotter.ca suite à votre réservation. Notez qu’en cas de retour anticipé, aucun rabais ne sera octroyé.

- La vaisselle et les équipements de cuisine utilisés soient dûment nettoyés;

- Les comptoirs et l’évier soient dûment nettoyés;

- La nourriture (incluant tous dégâts ou résidus) dans le réfrigérateur et le four soit ramassée;

- Le plancher soit balayé;

- Les poubelles et le bac de recyclage soient vidés;

- Le réservoir d’eaux grises et le réservoir d’urine de la toilette soient vidangés.

En cas de propreté insatisfaisante du véhicule au retour, Van Trotter se réserve le droit de charger des frais de nettoyage supplémentaires allant jusqu’à 100$.

De plus, comme le réservoir de carburant est préalablement rempli à pleine capacité en vue de votre départ, il est également attendu que le véhicule soit retourné avec le réservoir plein. En cas de non-respect de cette règle, Van Trotter se réserve le droit de charger des frais de remplissage 25,00$, en plus du montant applicable pour le carburant manquant. 

Par ailleurs, considérant qu’il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du véhicule, toute odeur détectée à l’intérieur de celui-ci entraînera des frais supplémentaires de 250$.

Tout accessoire brisé ou manquant sera facturé au prix coûtant, majoré d’un frais de gestion pouvant s’élever jusqu’à 50,00$. Advenant la perte d’une clé du véhicule, un frais de remplacement de 750,00$ est applicable.

En ce qui concerne les dommages au véhicule, les frais de réparation seront facturés à un taux horaire de 95,00$/heure si les réparations sont prises en charge à l’interne, ou au tarif établi par un fournisseur accrédité choisi par Van Trotter si les travaux sont effectués à l’externe, et ce en plus du coût de remplacement d’équipements si nécessaire. Un frais additionnel pouvant atteindre jusqu’à 250,00$ sera également applicable pour couvrir les frais de gestion et déplacements requis.

- Pour toute annulation effectuée plus de 30 jours précédant la date de départ, un montant de 10% de la valeur totale de la location (avant taxes) sera retenu pour les réservations de 2500$ et plus. Dans le cas des réservations de moins de 2500$, un montant de 250$ est applicable.

- Pour toute annulation effectuée entre 11 et 30 jours précédant la date de départ, un montant de 50% de la valeur totale de la location (avant taxes) sera retenu.

- Aucun remboursement ne sera octroyé pour toute annulation effectuée moins de 11 jours précédant la date de départ.

Notez que les remboursements par carte de crédit peuvent prendre jusqu’à 15 jours ouvrables selon votre institution financière. En cas de réservation effectuée à l’étranger, Van Trotter se dégage entièrement de toute responsabilité à l’égard d’une éventuelle différence entre le montant versé au moment de la réservation et celui du remboursement, variation étant attribuable aux fluctuations des taux de change de devises étrangères pouvant survenir entre temps. 

Dans le même ordre d’idée, aucun remboursement ne sera octroyé en cas d’interruption de voyage impromptue due à un malfonctionnement du véhicule résultant de négligence de votre part, d’un accident ou hasard de la route, d’un vol de pièces, de vandalisme, ou encore d’une catastrophe naturelle. Cela s’applique également à tous frais connexes pouvant être encourus en raison de cet interruption de voyage et n’étant pas couvert pas l’assistance routière, notamment :

- Le remorquage excédentaire du véhicule jusqu’au garage compétent le plus près;

- Les frais d’hébergement temporaire;

- Les repas;

- Le transport de retour.

Advenant toutefois que vous deviez interrompre votre voyage à la suite d’une défaillance mécanique ou d’une défectuosité majeure d’une composante essentielle de l’habitacle arrière du campeur sans cause externe apparente, un remboursement sera effectué au prorata du nombre de nuitées perdues. Un remboursement des frais encourus dus à l’interruption de voyage sera également octroyé sur présentation de pièces justificatives, à condition qu’ils aient été approuvés par Van Trotter au préalable, et ce jusqu’à concurrence d’un montant de 500,00$.

Notez que l’ensemble des prix cités dans le présent document sont affichés en dollars canadiens et sont taxables selon les pourcentages en vigueur dans la province de Québec.